Bra frågor. Du bör ha ett vattentätt upplägg i villkoren så att du inte lovar att skicka nytt/återbetala innan retur kommit eller hur du nu vill ha det, sen hur du gör i praktiken med kunder du känner etc kan vara lite annorlunda. Det är också lite skillnad på redan betalda varor och fakturaköp, eftersom kunden är betydligt mer lyhörd för vad som gäller när du redan har fått pengarna. 

Så här gör jag:
I villkoren står vem som ansvarar för vad.
När kund vill ångra/byta har jag ett mejl med tydliga instruktioner för hur retur kan gå till samt hur beräkning av värdeminskningsavdrag mm kommer att göras. 
Kunden kan ändå välja fraktsätt själv mm ,en de har ett förslag som stöd.
Är det retur betalas ev pengar tillbaka när varan kommer tillbaka i förväntat skick (läs om nya reglerna för värdeminskning vid retur mm).

Vid byten är det bäst att byta istället för att betala tillbaka och låta kunden köpa om. De kan ju lägga en ny order i shoppen för all del men återbetala inte allt emellan för då kanske de struntar i att köpa igen.

Varför vill du ha en retursedel? Eftersom det ändå är kunden som betalar returen är det väl enklast om kunden löser det själv?

#2 Jag vill helst bestämma själv hur kunden skickar tillbaka returer , dvs. spårbart och försäkrat, så att det blir så lite krångel som möjligt med eventuella försvunna paket osv. Sedan brukar ju kunder hellre vilja handla om returprocessen är enkel och om jag skickar en färdig retursedel slipper kunden fylla i alla adressuppgifter, storlek och vikt på paketet osv.